글로벌 비즈니스 회의에서 효과적인 커뮤니케이션은 ‘정확한 회의록 작성’에서 시작됩니다. 회의의 안건(Agenda), 논의 내용(Discussion), 결정 사항(Decisions), 그리고 다음 단계(Action Items)를 명확하게 기록하는 데 필요한 전문 영어 표현들을 정리했습니다. ‘Unanimously agreed’, ‘Table the discussion’, ‘Follow up on’ 등의 핵심 어휘를 마스터하여 프로페셔널한 비즈니스 영어를 구사해 보세요! ✍️
해외 지사와의 컨퍼런스 콜(Conference Call)이든, 다국적 팀과의 프로젝트 회의(Project Meeting)든, 회의록(Meeting Minutes 또는 Minutes of Meeting)은 모든 논의와 결정을 공식화하는 중요한 문서입니다. 회의록은 단순히 회의 내용을 옮겨 적는 것이 아니라, 중요한 결정 사항(Decisions)과 다음 행동 계획(Action Items)을 명확하게 기록하여 팀의 효율성과 책임 소재를 확실히 하는 도구입니다.
이번 포스팅에서는 회의록의 네 가지 핵심 구성 요소(회의 개요/참석, 논의 및 의견 제시, 결정 및 합의, 그리고 행동 계획)를 중심으로 필수 영문 표현들을 정리했습니다. 정확하고 간결한 회의록 작성을 통해 여러분의 비즈니스 커뮤니케이션 능력을 한 단계 끌어올려 보세요! 📈
1. 회의 개요 및 참여자 기록 📑
회의의 공식적인 시작과 참석 여부를 기록하는 데 사용되는 표현들입니다.
- Meeting Title / Subject: 회의 제목 (예: Q3 Budget Review)
- Date and Time: 날짜 및 시간
- Location / Platform: 회의 장소 또는 사용된 온라인 플랫폼 (예: Conference Room A, Zoom)
- Attendees / Participants: 참석자 (참석 여부는 Present 또는 P로 표시)
- Absentees: 불참자 (불참 사유를 간단히 기재: Absent (with notice))
- Called to order (회의 시작): 회의가 공식적으로 시작되었음을 기록합니다.
💡 기록 예시 (3가지):
1. The meeting was called to order at 10:00 AM. (회의는 10시에 공식 시작되었습니다.)
2. Attendees: John Lee (P), Sarah Kim (P), David Chen (P).
3. Absentees: Mike Brown (Absent, vacation).
1. The meeting was called to order at 10:00 AM. (회의는 10시에 공식 시작되었습니다.)
2. Attendees: John Lee (P), Sarah Kim (P), David Chen (P).
3. Absentees: Mike Brown (Absent, vacation).
2. 논의 및 의견 제시 표현 🗣️
회의에서 오간 주요 의견, 이슈 제기, 토론 진행 상황을 요약하여 기록하는 표현들입니다.
토론 및 제안 관련
- Reviewed the Agenda: 안건을 검토했습니다.
- Raised concerns about ~: ~에 대한 우려를 제기했습니다.
- Suggested / Proposed that ~: ~할 것을 제안했습니다.
- The team deliberated on ~: 팀은 ~에 대해 신중히 논의했습니다.
- Provided an update on ~: ~에 대한 최신 정보를 제공했습니다.
- Table the discussion (논의를 보류하다): 지금 논의를 멈추고 다음 기회로 미루는 것을 결정했습니다.
💡 기록 예시 (3가지):
1. Sarah raised concerns about the marketing budget overflow in Q3. (사라는 3분기 마케팅 예산 초과에 대한 우려를 제기했습니다.)
2. John suggested prioritizing Feature A over Feature B. (존은 기능 B보다 기능 A를 우선시할 것을 제안했습니다.)
3. It was decided to table the discussion on vendor selection until next week. (벤더 선정에 대한 논의는 다음 주로 보류하기로 결정했습니다.)
1. Sarah raised concerns about the marketing budget overflow in Q3. (사라는 3분기 마케팅 예산 초과에 대한 우려를 제기했습니다.)
2. John suggested prioritizing Feature A over Feature B. (존은 기능 B보다 기능 A를 우선시할 것을 제안했습니다.)
3. It was decided to table the discussion on vendor selection until next week. (벤더 선정에 대한 논의는 다음 주로 보류하기로 결정했습니다.)
3. 결정 및 합의 사항 기록 🎯
회의록의 가장 중요한 부분입니다. 논의 끝에 내려진 명확한 결정과 합의 내용을 기록합니다.
결정 및 합의 관련
- Decision: ~: 최종 결정 사항을 명확히 명시합니다.
- The proposal was approved (with minor amendments): 제안이 (약간의 수정과 함께) 승인되었습니다.
- Unanimously agreed to ~: 만장일치로 ~에 동의했습니다.
- The motion failed (to pass): 안건(동의)이 부결되었습니다.
- Final sign-off on the Q4 roadmap: 4분기 로드맵에 대한 최종 승인.
💡 기록 예시 (3가지):
1. Decision: The team unanimously agreed to adopt the new CRM system starting next month. (결정: 팀은 다음 달부터 새 CRM 시스템을 도입하는 것에 만장일치로 동의했습니다.)
2. The proposal was approved with minor amendments to the timeline. (제안은 일정에 대한 약간의 수정과 함께 승인되었습니다.)
3. We reached a consensus on the new pricing structure. (우리는 새로운 가격 구조에 대해 합의에 도달했습니다.)
1. Decision: The team unanimously agreed to adopt the new CRM system starting next month. (결정: 팀은 다음 달부터 새 CRM 시스템을 도입하는 것에 만장일치로 동의했습니다.)
2. The proposal was approved with minor amendments to the timeline. (제안은 일정에 대한 약간의 수정과 함께 승인되었습니다.)
3. We reached a consensus on the new pricing structure. (우리는 새로운 가격 구조에 대해 합의에 도달했습니다.)
4. 다음 행동 계획 (Action Items) 기록 📌
회의의 결과가 실질적인 업무로 이어지도록 책임자(Owner)와 기한(Due Date)을 명확히 하는 가장 중요한 섹션입니다.
액션 아이템 관련
- Action Item (AI): 다음 행동 계획을 의미합니다. (AI로 약칭하여 사용)
- Owner: 해당 업무의 책임자.
- Due Date / Deadline: 업무 완료 기한.
- Follow up on ~: ~에 대해 후속 조치하다/추적하다.
- Draft a memo on ~: ~에 대한 메모(내부 문서)를 초안 작성하다.
- Obtain sign-off from ~: ~로부터 최종 승인을 얻다.
💡 Action Items 표 예시:
| Action Item | Owner | Due Date |
|---|---|---|
| Draft the final budget proposal. | Sarah Kim | EOD (End of Day) Friday, 11/22 |
| Follow up on vendor price negotiation. | David Chen | Next Meeting (11/27) |
| Obtain sign-off from CEO on the revised timeline. | John Lee | 11/29 |
학습자를 위한 심화 질문 (FAQ) ❓
Q: 회의록을 영어로 ‘Diary’나 ‘Journal’로 써도 되나요?
A: 👉 아니요. 공식적으로는 Meeting Minutes 또는 간단히 Minutes라고 합니다. ‘Diary’나 ‘Journal’은 개인적인 기록을 의미하므로 비즈니스 문서에서는 사용하지 않습니다.
Q: ‘Table the discussion’은 정확히 무슨 뜻인가요?
A: 👉 ‘Table’은 영국식 영어와 미국식 영어에서 상반된 의미를 가질 수 있어 주의가 필요합니다.
– 미국식 영어 (US English): 논의를 보류하고 다음 기회로 미룬다는 뜻이 강합니다. (회의록에 가장 자주 사용되는 의미)
– 영국식 영어 (UK English): 논의를 안건으로 상정하고 지금 당장 토론을 시작한다는 뜻이 강합니다.
회의록 작성 시에는 혼란을 피하기 위해 “Postpone the discussion” 또는 “Put the discussion on hold”를 사용하는 것이 더 안전합니다.
– 미국식 영어 (US English): 논의를 보류하고 다음 기회로 미룬다는 뜻이 강합니다. (회의록에 가장 자주 사용되는 의미)
– 영국식 영어 (UK English): 논의를 안건으로 상정하고 지금 당장 토론을 시작한다는 뜻이 강합니다.
회의록 작성 시에는 혼란을 피하기 위해 “Postpone the discussion” 또는 “Put the discussion on hold”를 사용하는 것이 더 안전합니다.
Q: Action Item의 ‘Owner’와 ‘Responsible Person’은 어떻게 다른가요?
A: 👉 두 용어 모두 책임자를 의미하지만, 비즈니스 관행에서는 ‘Owner’가 더 자주 사용되며, 해당 업무가 완료될 때까지 주도적으로 이끌어갈 최종적인 책임자임을 강조합니다.
효율적인 회의록은 팀의 생산성을 높이는 가장 강력한 도구입니다. 오늘 배운 표현들을 활용하여 명확하고 프로페셔널한 회의록을 작성하고, 글로벌 팀과의 커뮤니케이션에서 빛을 발하세요! 💼
